将企业组织的项目管理程序制度化

台塑企业管理名言「管理靠制度，制度靠表单，表单靠电脑」，同样的，若要将PMO项目管理制度化，除了靠各类项目表单的建置外，更需要达到一定程度的E化才能够有效的运作。首先，PMIS可以协助PMO落实项目生命週期管理；另外，在管理制度建立的过程中，PMIS要能够支援各类项目表单的签核流程与项目授权。举例来说，项目管理在起始阶段，第一要运作的就是发佈项目章程Project Charter，这个子流程就包含了表单-项目章程、授权-高阶主管同意项目正式启动、流程-发佈於项目利害关係人的流程。如果PMIS具备电子签核的功能，以及弹性製作不同类型项目表单的能力，更能将企业项目管理制度内化在Ｅ化系统中。

多项目管理

PMO所面临的状况是多项目的管理，少则数十个项目，多至数百个项目同时进行。透过企业管理规则的制定，PMIS协助PMO人员，在众多项目中找出有问题的项目如项目工作延迟、预算超支、交付物不完全以及进度无如期回报等等，让问题能即时且有效的被处理，不致让项目发散而无法收拾。

统一资讯的发佈、同步与彙整

有项目经验的人应该都同意，项目的达成需要耗费许多的时间进行沟通。沟通的内容包含了项目资讯的发佈、利害关係人的资讯同步以及项目资料的彙整。企业在现阶段即便成立了PMO，但在PMO的人员编制上并不多，也有很多的PMO人员是同时隶属多个部门，PMO是其兼职的工作之一。企业常见，专属PMO的人员一般都落在5个人员以内，在人力资源有限的情形下，企业应有效利用PMIS来协助PMO将项目资讯有效的传递、记录以及储存，而非将电子邮件视为唯一的沟通万灵丹。

项目执行时的管理与监控

当然PMIS需要提供PMO人员有效的dashboard或报表进行项目各项资源以及执行品质的监控。另一个PMIS所带来的好处-PMIS让员工可以进行自我管理；针对不同的项目人员，PMIS提供每个人预先规划好的工作清单并明定工作的起迄时间，时间快到了，PMIS的警示机制会提醒项目的工作负责人儘快处理。久而久之，项目人员习惯如此的运作模式，PMO便可减少当“保姆“的时间，来处理项目的真正问题。所以PMIS的另一个诠释，或许可以解释为PMO的隐形职务代理人。

将各类型的项目进行经验的传承

PMO导入PMIS的另一个重要目标就是将结案的项目进行後续的经验传承 (包含失败的项目以及成功的项目)。项目执行的历程记录、文件以及问题处理等资料，都是组织相当重要的资产，透过PMIS进行有效的知识管理，转化成下一个成功项目的基础。项目经验的传承其实是PMO与PMIS在永续经营的企业中最重要的职责所在。