企業對專案管理資訊系統的共同需求


一套適合企業運行的專案管理資訊系統,隨著企業規模、專案複雜度、以及企業文化的不同而有所差異。尤其以國際級的企業體而言,面對著專案團隊語言、文化上的差異以及本身企業既有資訊系統的包袱,如何設計或是導入一套合乎企業使用PMIS是一個相當艱鉅的挑戰,以下是一般企業對專案管理資訊系統常見共通的需求。

1. 一套簡單易用的專案規劃工具

能夠簡單的將專案的範圍、時程、成本以及相關的人力資源進行快速規劃,並且產生相關的專案甘特圖,常見工具如MS Project或是近年來相當受歡迎的自由軟體工具Gantt Project與Open Project。

2. 一個集中管控的協同平台

將專案執行時所產生的文件、資訊、溝通進行統一管理,除了將專案進行紀錄外,同時避免團隊成員因為資訊不一致而造成專案的額外花費與風險的發生。

3. 專案進度追蹤、控管與工作警示自動通知

針對多專案的執行,能夠確實掌握相關的進度,在工作延遲或發生問題時,能有警示並通知到專案經理或相關的負責人。在E化的需求裡,是初期最主要評估的項目。

4. 專案權責劃分、工作分派

能夠將專案的工作,確實分派給相關專案成員,相關的主管或稽核單位能夠隨時監控,並作為未來員工績效考核的參考。

5. 專案即時報表

能將專案的資訊,依據不同維度進行分析與整理,讓專案經理人員或主管單位,可以做出正確的決策。並減少專案經理人需要花大量的時間進行專案報告的製作。

6. 專案經驗傳承

雖然專案有獨特性,但對於一般企業而言,大多數專案是可以複製進行修改成為新的專案,為了減少新進員工的訓練,以及避免過去專案的錯誤重複發生,讓每次專案的執行都能比上一個專案更好,經驗的傳承是E化最終的目標。

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